Como automatizar e organizar correio facilmente

 Como automatizar e organizar correio facilmente

Como automatizar e organizar correio facilmente

De algum tempo para cá, devido ao meu trabalho de internet marketing, tenho-me apercebido da dificuldade que algumas pessoas têm em separar e organizar os seus E-mails que recebem todos os dias.

Ainda há pouco tempo atrás, enquanto ajudava um amigo a configurar um Website  através do meu Skype verifiquei que ele estava perdido no meio de um emaranhado de mensagens, à procura de uma mensagem que eu tinha acabado de lhe enviar.

Desde logo imaginei a dificuldade que algumas pessoas passam a lidar com múltiplos E-mails que enviam e recebem todos os dias. Para resolver esse problema, resolvi explicar aqui Como automatizar e organizar correio facilmente com Microsoft Outlook 

O Outlook, serve para gerênciar várias contas de correio directamente no seu PC  sem a necessidade de entrar no navegador e sem ter que colocar login e senha. Podem-se configurar neste programa varias contas de email que enviam e recebem automaticamente as suas mensagens. Eu recomendo que aprenda a usá-lo, pois é muito pratico, seguro e eficiente.

Criando uma série de regras no Microsoft Outlook  pode ajudá-lo a organizar melhor a sua caixa de entrada. Esta dica dá exemplos de regras diferentes do Outlook e mostra como elas são fáceis de criar. As regras de correio permitem que você gerencie ou organize a sua entrada de e-mails automaticamente.

Os utilizadores e subscritores muitas vezes pertencem a diferentes grupos de listas de e-mail de distribuição que podem encher caixas de correio com mensagens de baixa prioridade ou spam. O Outlook  permite que você crie uma pasta especial e uma regra que redirecciona automaticamente a mensagem para a mesma, logo na chegada do correio.

As regras permitem definir as acções que serão executadas automaticamente quando receber uma mensagem que atenda aos critérios definidos. Por exemplo, o Outlook pode redireccionar mensagens com uma linha de determinado assunto ou mensagens que contenham uma determinada palavra ou frase. Ou mensagens de um e-mail especifico que pode ser automaticamente enviado ou colocado  numa pasta especial criada previamente para o efeito. As regras do Outlook são flexíveis e permitem aos utilizadores adequá-las às suas necessidades.

Criar essas regras do Outlook é fácil, no entanto, você tem que digitar uma chave de produto para ativar todas as opções associadas com regras. Para criar uma nova regra deve escolher as Regras e Alertas opção do menu Ferramentas para exibir a caixa de diálogo, depois cria a regra clicando no botão nova regra ou pode clicar com o botão direito do rato numa mensagem em que queira basear a regra

O Outlook permite criar muitos tipos diferentes de regras para ajudar a automatizar e organizar correio facilmente. Uma vez definidas estas regras, poderá criar muito facilmente as seguintes opções:

  • Sinalizar mensagens de uma determinada pessoa
  • Mover mensagens de certas pessoas para uma pasta nova ou existente
  • Filtrar mensagens indesejadas ou lixo electrónico e enviá-lo para a pasta de spam
  • Redireccionar mensagens com base no assunto
  • Exibir uma mensagem de alerta quando uma mensagem importante chega
  • Atribuir uma categoria com base no conteúdo de uma mensagem
  • Abrir ou iniciar um programa depois de receber uma determinada mensagem
  • Imprimir mensagens contendo palavras ou frases específicas

A regra que Eu pessoalmente uso mais e é a mais rápida de criar, para automatizar e organizar correio facilmente, pode ser criada a partir de uma mensagem existente Por exemplo, você pode criar uma regra para mover mensagens:

  • De alguém – para uma pasta específica.
  • Ou, em que o assunto contem uma palavra ou frase chave – para uma pasta específica

Como exemplo, neste artigo vou mostrar os passos para executar uma regra de correio para mover todos os e-mails recebidos de email.artigonal.com@artigonal.com para a pasta que vou criar, que se vai chamar Publicações do meu blog.

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 Criar uma regra baseada em uma mensagem:

  • Abra a pasta que contém a mensagem.
  • Clique com o botão direito do rato na mensagem que você deseja basear a regra, e depois clique em Criar regra no menu de atalho.

  • Clique em Criar regra.

  • Na caixa de diálogo Criar Regra, seleccione as caixas de selecção para as opções que já estão preenchidas com informações de sua mensagem seleccionada.

  • Clique em uma pasta existente para para direccionar as mensagens quando elas chegarem, ou clique em Novo para criar uma nova pasta para armazenar as mensagens.

  • Para adicionar mais condições, ações ou exceções à regra, clique em Opções Avançadas e siga as instruções restantes no Assistente de Regras.

Dica: Para executar a regra nas mensagens que se encontram a mais tempo, logo apos a sua criação da regra, seleccione a caixa -Executar esta regra agora nas mensagens já na caixa de verificação da pasta na última página do Assistente de Regras e Alertas. Todas as mensagens na caixa de entrada, ou em qualquer pasta que você escolher, que atendam às condições e exceções associadas à regra são movidas para a pasta especificada.

Para testar a nova regra, abra a nova pasta e verifique se as mensagens que gostaria de ver nessa pasta estão corretas.

Esteja á vontade, não tenha medo de fazer testes para automatizar e organizar correio facilmente, se algo correu mal é só remover ou alterar a regra no menu Ferramentas /Regras e Alertas.
PS: Precisa de ajuda? Adicione o meu skype “quimpedrosa” e fale comigo.

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5 comentários sobre “Como automatizar e organizar correio facilmente

  1. Joaquim, boa tarde!
    Gostaria de criar uma regra de envio, por exemplo:
    Preciso diariamente reforçar com minha equipe as principais diretrizes da operação, tornar esta mensagem corriqueira, para que todos os dias em uma determinada hora está mensagem seja gerada automaticamente, como faço?

    • Olá Deyvson desculpe só responder agora. Para gerar uma mensagem automática tem de fazer isso no seu provedor de email ou então utilizar uma ferramenta que se chama autoresponder. Para lhe explicar tenho de saber qual o seu provedor de email.
      Espero ter ajudado!
      Volte sempre

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